Како што може да се забележи на него се сместени ставки – линкови од кои секој води до подмодулот, во кој преку соодветно подготвен веб интерфејс, се отвора форма, таква каква што е пропишана во Законот, која форма ќе се пополнува од страна на Друштвото со податоците и информациите кои треба да се приложат во соодветниот образец, формулар, известување, билансна шема. Постои и една форма преку која можат да се прикачуваат фајл документи.

Кај дел од формите воочливо е дека по самото отворање на формата, дел од податоците и информациите врзани за самото АДПОИ се веќе автоматски пополнети во формата. Друштвото е должно да ги прегледа веќе пополнетите податоци и доколку има некои од нив кои се непополнети или се неажурни и неважечки – да ги промени, но исто така Друштвото е должно да ги внесе и податоците врзани за самото известување.

Напомена: Доколку друштвото забележи дека некој од податоците за друштвото е несоодветно пополнет или доколку некој од тие податоци е застарен или е непополнет воопшто, должно е да ја информира КХВ, приложувајќи и’ го новиот - ажурен податок, за да истиот биде променет од страна на КХВ во неговиот профил.

Формите не дозволуваат ниту едно поле да остане празно. Доколку се случи такво нешто, системот ќе јави порака дека секое поле мора да биде пополнето. И нулата во бројните полиња кои се сака да се остават празни е валиден внес. И косата црта во текстуалните полиња кои се сака да се остават празни е валиден внес.

Секое поле кое треба да содржи само број (чист број) има ограничувач (валидатор) кој не дозволува да се внесуваат други знаци, освен цифри и евентуално запирка кај децималните броеви. Кај бројните полиња во кои треба да се внесуваат чисто децимални броеви, одвојувач на децималниот дел од другиот дел од децималниот број е запирката.

Како што може да се забележи, на секоја од формите постои една паѓачка листа за избор на јазик во која Друштвото сака да го зачува тековниот образец, формулар, известување, билансна шема. Јазичните верзии се независни една од друга, односно, АДПОИ може да внесе верзија на било кој јазик, а доколку сака може да приложи верзија од соодветниот образец, формулар, известување, билансна шема или фајл документ и на други јазици по потреба, и таа опција е озвозможена. Сите внесени обрасци, формулари, известувања, билансни шеми, фајл документи при нивното зачувување од страна на системот, се поврзуваат автоматски со профилот на Друштвото на јазикот кој е избран преку паѓачката листа за избор на јазик, која се наоѓа во рамки на модулот. Тоа би значело дека секој образец, формулар, известување, билансна шема, фајл документ, кој е зачуван на македонски јазик ќе биде прикажан во јавниот дел на сајтот во профилот на друштвото на македонски јазик, а доколку пак е внесен на англиски јазик – тој ќе биде прикажан во англискиот профил на Друштвото.

Откако ќе бидат приложени сите барани податоци и информации, во долниот дел на тековната форма треба да се кликне на копчето за внесување. Со тоа приложениот образец, формулар, известување, билансна шема, се зачувува, но не станува јавно достапно. Веднаш потоа системот автоматски испраќа е-меил порака до лицето – администратор од КХВ, одговорно за прием, преглед и одобрување на приложените обрасци, формулари, известувања, билансни шеми и фајл документи. Кога ќе го прегледа соодветниот образец, формулар, известување, билансна шема, фајл документ и ќе верификува дека е во ред и е валидно пополнето, ќе го одобри за јавна достапност во листата на објави на соодветното АДПОИ во јавниот дел на веб страницата на КХВ во делот на Регистарот на Акционерски Друштва со посебни обврски за известување.

Сите обрасци, формулари, известувања, билансни шеми имаат можност да се пополнуваат поле по поле во формите во веб интерфејсот. Но, заради многу полесно пополнување на тримесечното, деветмесечното и билансните шеми кај полугодишното известување, ја препорачуваме опцијата која овозможува целосно пренесување на бројните вредности од табелите од Excel документот во формите на модулот на веб страницата.

Да објасниме како се работи со опцијата за целосно пренесување на бројните вредности одеднаш. За да би можела да се користи оваа опција, потребно е на апликацијата да и’ се приложи пополнет Excel фајл со податоците кои треба да се пренесат на веб интерфејсот. Нагласуваме дека шаблонот за Excel документот кој ќе и’ се приложи на апликацијата, задолжително мора да е превземен од овој прирачник (од поглавјето на референтните документи во горниот дел на овој прирачник). Истиот шаблон треба да се користи и за македонската и за англиската верзија на известувањето. Апликацијата, пристапува на соодветните страници (Биланс на успех, биланс на состојба, известување за промените во капиталот и известување за паричен тек) и на соодветните ќелии во секоја од страниците, за да ги превземе бројните вредности (и само нив). Затоа, нагласуваме дека во документот кој е превземен од овој прирачник, а кој пополнет и’ се приложува на апликацијата за внес мора да е апсолутно неизменет на никаков начин во поглед на неговата структура. Тоа значи дека е потребно да не се менуваат имињата на четирите страници (Биланс на успех, биланс на состојба, известување за промените во капиталот и известување за паричен тек), потоа никако да не се менуваат положбите на редиците и колоните во табелите, да не се врши спојување на редици и колони (т.е. да не се прави merge) и да не се прави апсолутно ништо кое ќе ја наруши структурата на Excel документот. Тоа е така затоа што апликацијата пристапува на точно одредени ќелии во Excel документот кои се наоѓаат на локации кои и’ се познати на апликацијата, па ако се изврши промена на структурата на Excel документот, тие соодветни ќелии или нема да бидат пронајдени воопшто или ќе бидат пронајдени, но на друга локација и при пренесувањето на вредностите од страна на софтверот или нема да бидат пренесени дел од нив или сите, или пак ќе бидат пренесени, но на друга локација. Овие нешта се однесуваат и на тримесечното и на деветмесечното и на билансните шеми на полугодишното известување. Следно, кога ќе се избере да се уредува било тримесечното, било  деветмесечното, било билансните шеми на полугодишното известување, апликацијата пренасочува на “Биланс на успех“. На таа форма се наоѓа еден дел преку кој треба да се лоцира добро подготвениот Excel документ, кој е пополнет со валидните податоци за конкретното известување и откако ќе биде избран со клик на копчето “Browse” во полето “Фајл документ“, потребно е да се кликне на копчето “Вчитај документ“. Потоа, доколку е внесот успешен, системот ќе јави порака “Документот е успешно вчитан“. Со клик на копчето “Вчитај бројни вредности“ во десниот дел на екранот, автоматски ќе бидат прочитани бројните вредности од приложениот Excel документ и ќе бидат впишани во нивните соодветни полиња во формата на веб интерфејсот. По оваа операција, потребно е да биде проверено кое поле не е (добро) пополнето и тоа да се пополни рачно и потоа да се кликне на копчето за внесување. За тримесечното и деветмесечното известување, операцијата завршува тука, со тоа што се добива порака дека внесувањето завршило успешно. Кај билансните шеми на полугодишното известување, треба да се вчитаат уште бројните податоци за преостанатите три страници. Тоа се постигнува со доаѓање на соодветната страница преку клик на некој од четирите линка во горниот дел од страницата или преку автоматското пренасочување од системот веднаш после завршувањето со работата на тековната страница. На секоја од преостанатите три страници, потребно е само да се кликне на копчето “Вчитај бројни вредности“ и истите ќе бидат внесени автоматски во соодветните полиња на соодветната страница. Откако ќе биде завршено со работа на сите четири страници, потребно е да се направи проверка дали секоја страна е добро пополнета и доколку не е – операцијата на таа конкретна страница треба да се повтори. Откако ќе се констатира дека се пополнети 4 од 4 страници и дека секоја од страниците ги содржи исправните податоци во соодветните полиња, треба да се кликне на копчето за конечно зачувување на подготвениот извештај, кое се наоѓа на дното на страницата. Со тоа, внесувањето завршува. При пополнувањето, кога ќе се стаса до втората, третата или четвртата страница од биласните шеми на полугодишното известување, може да се случи да констатирате дека избраниот јазик е погрешен. Корекцијата е едноставна: потребно е да се вратите на страницата “Биланс на успех“, каде што ќе изберете друг јазик и потоа е потребно да се кликне на копчето “Внеси“ за да се зачува јазикот во оваа страница. Потоа треба да минете на секоја од другите пополнети страници на кои им е внесен погрешен податок за јазикот и само да се кликне на копчето “Внеси“ за внесување на податоците за конкретната страница, со цел да се зачува новоизбраниот јазик за конкретната страница. На крајот, кога ќе бидат пополнети сите четири страници, само треба да се искликаат една по една и да се провери дали секаде е селектиран точниот јазик.

Карактеристично за некои од “Другите обрасци“ е тоа дека постојат полиња за потпис и/или печат. Правилото овде е дека Друштвото мора да има скенирано свој печат и/или скениран потпис од лицето кое го пополнува образецот. Скенираните сликички од потписот и печатот треба да бидат во формат: .jpg, .jpeg, .gif или .png. Пожелно е да бидат димензионирани на ширина од 150px, но доколку се случи да бидат приложени сликички пошироки од наведената ширина, истите ќе бидат од системот редимензионирани автоматски на ширина од 150px. Без приложен потпис и/или печат образецот нема да биде прифатен од системот и нема да биде внесен.

Да напоменеме дека е расположлив и модул преку кој се внесуваат фајл документи. До него се доаѓа со клик врз линкот “Фајл документи“ на горното главно хоризонтално мени. Препорачливо е овој модул да се користи: кога ќе се јави потреба од поставување на некое известување на кое е обврзано Друштвото, а за кое известување не постои соодветен веб интерфејс за негово он-лајн пополнување, потоа во оние случаи кога одговорното лице од Друштвото, кое ги внесува податоците во веб интерфејсот чувствува дека не е доволно спретно за правилно и навремено приложување на известувањето преку веб интерфејсот или пак во краен случај овој модул може да се користи и во евентуалните ситуации кога би се јавил проблем при користењето на веб интерфејсите за билансните шеми, во таквите случаи приготвениот фајл документ може да се испрати преку модулот за фајл документи. На формата за доставување на фајл документи, постои поле преку кое се избира јазик (за да се означи јазичната верзија на известувањето), дел преку кој се пребарува и избира самиот документ кој се приложува, поле во кое треба да се каже за каков документ се работи (ценовно чувствителни информации, годишно известување, билансни шеми – полугодишно известување и др.) и потоа да се кликне на копчето долу. Постапката овде завршува. Кога ќе биде одобрен, овој документ ќе се појави во листата на објави на Друштвото веднаш под профилот на Друштвото на јазикот кој бил селектиран на формата за поставување/прикачување на фајл документ.

Следуваат неколку совети и препораки. Модулот за АДПОИ е во Ваша служба и на КХВ и’ е од интерес тој да биде потполно функционален, па Ви препоррачува доколку се јави било каков проблем при внесувањето на било која од формите

1. прво вратете се назад на претходната страна на Вашиот интернет прелистувач (одете со стрелката “Back” за назад, која се наоѓа горе лево во Вашиот интернет прелистувач) и кога ќе бидете вратени проверете дали податоците кои сте ги внеле стојат таму. Ако се таму, Ве молиме проверете дали се полињата добро пополнети, т.е. дали има нешто кое е погрешно пополнето и/или недостасува. Бројните полиња очекуваат чисто бројни вредности. Ве молиме, проверете дали во секое поле постои чисто бројна вредност и ако треба – корегирајте и кликнете го копчето за внесување кое се наоѓа најдолу.

2. следна алтернатива е да се затворат сите прозорци од Вашиот интернет прелистувач во кој бил отворен модулот за АДПОИ (на пример: Internet Explorer, Mozilla Firefox) и потоа да се поврзете на модулот за АДПОИ на веб сајтот на КХВ и постапката да ја повторите.

3. Ако се јават повторно проблеми, потребно е да се извести КХВ, а пожелно е тоа известување да биде со тоа што ќе се прати е-меил порака до КХВ во која ќе се наведе прецизно грешката која се случува и пораката која ја враќа системот.

2.2.3          Дел за билансните шеми